Cómo organizar tu agenda de Community Manager

Jonathan Secanella10
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Seguro que más de una vez has oído alguno de estos mitos en referencia a la utilización de algún sistema de agenda u organización del tiempo:

  • Las agendas de trabajo no funcionan
  • Las agendas sólo sirven para no olvidar los compromisos que tienes con otras personas, pero no para gestionar mejor tu tiempo de trabajo personal
  • Es inútil organizar tu tiempo de trabajo diario o semanal porque al final nunca acabas cumpliendo tu propia organización
  • Trabajar con agenda, “te ata” y no te deja disfrutar de tu jornada de trabajo
Pues bien, todos estos mitos son falsos.

Si te dedicas a los medios sociales o tienes que gestionar información, tener un sistema de organización personal no sólo te ayudará a ser “más libre” (o sea, a tener tiempo para hacer todo aquello que deseas hacer), sino que, bien gestionado, te liberará de estrés y te ayudará a disfrutar más de cada cosa que haces.

 

 

Organiza tu agenda por Bloques Temáticos Flexibles (BTF)

En este post te explicaré cómo organizar tu agenda por Bloques Temáticos Flexibles (BTF), pues en otra entrada de este mismo blog, 10 claves para optimizar tu agenda, veíamos los principios básicos que hay que cumplir para que tu planificación de vida y trabajo sea realmente efectiva.

Si te suscribes al blog ahora, recibirás en tu email una plantilla de calendario organizada por Bloques Temáticos Flexibles que te ayudará en la tarea de planificación de tu agenda.

¿En qué consiste la agenda BTF?

Se trata de un sistema que te ayuda a cumplir las claves más básicas de la gestión del tiempo, como pueden ser:

  • Organizar en base a prioridades
  • Trabajar por áreas temáticas
  • Planificar los imprevistos

Es una agenda semanal en la que organizas todas tus tareas (TODAS) dentro de unos bloques de trabajo que debes ir cumpliendo según lo planificado, pero con la flexibilidad de que te permite cambiar de orden los bloques si ha surgido algún imprevisto (algo no planificado pero importante).

Google Calendar es una de las mejores aplicaciones que puedes utilizar por su sencillez, su compatibilidad y su posibilidad de sincronización con todo tipo de soportes digitales (aunque puedes emplear cualquier aplicación de calendario).

¿Cómo preparar una agenda BTF por primera vez?

# 1. Haz una lista de tareas

Haz una lista aproximada de todas las tareas que debes realizar en tu jornada laboral.

# 2. Define los bloques temáticos

Define una serie de áreas o bloques temáticos en los que se podría incluir cualquiera de tus tareas. Por ejemplo:

  • Monitorizar
  • Preparar contenidos para el blog
  • Preparar contenidos para Facebook y Google+
  • Búsqueda de información
  • Formación personal
  • Comercial
  • Gestiones
  • Citas
  • Reuniones

# 3. Documenta por bloques

Prepara un documento para cada bloque y escribe una lista de todas las tareas que tienes pendientes dentro de cada área temática.

Por ejemplo, imagina que, como Community Manager, tienes a un cliente de una empresa de interiorismo. Dentro del bloque “Búsqueda de información” podría haber tareas como:

  • Buscar información sobre últimas tendencias en diseño de baños
  • Examinar la web blablablá.com que me recomendó Manolito
  • Examinar páginas web y redes sociales de empresas de la competencia
  • Hablar con el director del Departamento de I+D+i para conocer sobre los nuevos avances en innovación en los que está trabajando la empresa

Esto puedes hacerlo con un simple documento de Word, pero también te serán útiles herramientas como Evernote. Y aquí tienes otra serie de herramientas que te ayudarán, junto con Evernote, en la gestión eficaz de tus contenidos.

# 4. Ordena cada lista por prioridades

Calcula, según el nivel de prioridad, qué porcentaje de tiempo tendrías que asignar mensualmente a cada bloque de trabajo.

# 5. Distribuye los bloques a lo largo de la semana

Distribuye los bloques a lo largo de la semana y hazlo siguiendo estas directrices:

    1. Intenta que los bloques sean lo más extensos posibles. Nunca menos de 2 horas. Ésta tampoco es una ley matemática, pues hay tipos de tareas para las que no hace falta tanto tiempo, pero con esto conseguirás mejorar tu concentración porque no cambiarás demasiado pronto a otras tareas muy diferentes
    2. Mantén la proporción que has decidido. Por ejemplo, si trabajas en base a una semana de 40 horas y has decidido que el tiempo para dedicar a Monitorización debería estar en torno al 5 % de tu jornada, entonces deberías asignarle un bloque de 2 horas a la semana (8-9 horas al mes). Con esto trabajarás con coherencia en base a tus propias prioridades
    3. Añade un bloque para imprevistos a final de semana. Normalmente, dedicar el último bloque semanal de cuatro horas  a “Imprevistos” es una buena forma de empezar (¿viernes por la tarde, quizá?). Esto es un modo de planificar los imprevistos para que no te hagan perder tiempo. Te estarás preguntando: ¿seguro? Pues sí, más adelante te explico por qué

  1. Decide entre bloque semanal o mensual. Encontrarás que algunos bloques vendría mejor planificarlos mensualmente porque hay semanas en las que casi no tendrías que invertir tiempo en ellos y otras, sin embargo, mucho más (como en las tareas comerciales o las gestiones). En esos casos tienes que hacer un cálculo aproximado y saber que la semana que te toque dedicar más tiempo tendrás que quitarle tiempo a otros bloques y luego deberás compensar. Por ejemplo, dedicas casi todas tus horas mensuales (digamos, 16 horas) a gestiones la última semana de cada mes; esto te llevará a cargar esa semana de más horas para gestiones, en detrimento, quizá, de búsqueda de información; pero el resto de semanas deberás aumentar las horas de búsqueda de información porque prácticamente no tendrás horas para gestiones

# 6. Cumple tu organización… pero sé flexible

Ahora es el momento de trabajar, de cumplir tu organización. Pero debes ser flexible. ¿Cómo?

    1. Prioriza. Cuando empieces un bloque de trabajo mira la lista correspondiente a ese bloque y ve realizando tareas, priorizando las más importantes. Cuando acabes el tiempo que tienes planificado para ese bloque, deja las tareas como las tengas (se te permite acabar de escribir ese email que has dejado a mitad) 😉 y empieza otro bloque
    2. Tacha tareas. Ve tachando todas las tareas finalizadas de tu lista
    3. Aborda imprevistos. Si aparece un imprevisto (una tarea no planificada pero que es importante), abórdalo. ¿Cómo lo debes gestionar a nivel de agenda? Insértalo en tu agenda en el momento que creas oportuno y realízalo, pero el tiempo que le quites al bloque de trabajo que le correspondía a ese momento debes recuperarlo en el tiempo de imprevistos del viernes. Por ejemplo, si de repente te llama un cliente para una reunión importante y necesitas quedar con él esa tarde pero en tu agenda debías dedicar un tiempo al bloque de “Preparación de contenidos para el blog”, no te preocupes, ve a la reunión, y las dos horas que has empleado en la reunión y has quitado al bloque que tenías en ese momento las recuperas dentro de las cuatro horas de imprevistos del viernes.

Una segunda opción que hay en este sistema es que, si la cita con el cliente pertenece a tu bloque de tareas “Trabajo comercial”, puedes intercambiar el tiempo con ese bloque

  1. Intercambia tareas. Esto nos lleva al último consejo sobre el funcionamiento de la puesta en práctica de la agenda BTF en su vertiente de agenda flexible. Si un día no estás concentrado para un determinado tipo de tareas (imaginemos que te toca trabajar toda la mañana con el bloque de “Gestiones”), puedes permitirte la posibilidad de cambiarlo con otro dentro de la misma semana (por ejemplo, lo cambias con el bloque que te tocaba pasado mañana sobre “Formación personal”, para lo cual hoy te encuentras más inspirado)

Evalúa continuamente

Nunca olvides que cualquier trabajo de organización personal siempre debe ir acompañado de evaluación continua. Con la agenda BTF debes ir evaluando semanal o quincenalmente si las listas de tareas de cada bloque temático están “controladas”. Si no es así y alguna de ellas se hace más y más larga, deberás darle a ese bloque más tiempo durante la próxima semana.

¿Cómo haces para organizar tu agenda? ¿Tienes en cuenta la importancia de cada tipo de tarea al planificarla? ¿Mantienes un cierto nivel de flexibilidad dentro de tu organización? ¿Qué sistema utilizas? Puedes explicarnos tu forma de trabajar en los comentarios.

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Jonathan Secanella

Coach y formador en las áreas de habilidades directivas, productividad personal y gestión del tiempo, y especialista en Inteligencia Emocional en Emos.

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